Las entidades solidarias podrán llevar a cabo reuniones de forma virtual, modalidad que les permitirá conservar su característica democrática, continuar con sus actividades y evitar la propagación del coronavirus.
El nuevo Código Civil y Comercial de la Nación, a través de su artículo 158, dispone que los órganos de gobierno y administración de las personas jurídicas puedan realizar “reuniones no presenciales” para facilitar y agilizar sus tareas, posibilitando que los participantes lo hagan a través de plataformas digitales y de forma simultánea (videoconferencia, video llamadas, entre otras).
Lo que importa en este tipo de sesiones es que la participación sea real, por intermedio de medios que aseguren la simultaneidad e intersubjetividad para que cada persona pueda emitir opinión, mensaje o voto, y que los demás participantes puedan recibirlo simultáneamente.
Además, este tipo de medidas posibilitan el ahorro de costos por traslados, hospedaje, viáticos, etc.
Jorge Daniel Poggi, asesor de la Federación Argentina de Cooperativas de Electricidad región Córdoba (FACE Córdoba), explicó, a través del sitio online de dicha entidad, las características con las que deberán cumplir las diferentes organizaciones que decidan sesionar de esta manera:
“Siguiendo la línea argumental establecida por el nuevo Código Civil y Comercial de la Nación en el precitado artículo 158, que ahora contempla la realización de reuniones a distancia en los órganos plurales de las personas jurídicas privadas, entre las cuales se encuentran las cooperativas y las mutuales, el Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES), mediante una reciente Resolución N° 3256, de fecha 06-12-2019, ha visto aconsejable, en virtud del notable desarrollo que se ha alcanzado en los últimos años en el campo de la tecnología de telecomunicaciones, admitir como válidas las reuniones a distancia, satisfaciendo una necesidad imperiosa de cooperativas y mutuales de distinto tipo y grado que se desenvuelven en un amplio ámbito geográfico.
Así tenemos que el artículo 48 de la Ley de Cooperativas Nº 20.337, establece que las asambleas de una cooperativa ‘deben reunirse en la sede o en lugar que corresponda a la jurisdicción del domicilio social’.
Por su parte, el artículo 21 de la Ley de Mutuales Nº 20.321, dispone que en la asamblea de una mutual ‘los asociados participarán personalmente’.
Que esas dos exigencias legales no alcanzan a los demás órganos plurales de administración y fiscalización de cooperativas y mutuales.
Habida cuenta de lo que antecede, y a los efectos de evitar diversas cuestiones interpretativas, el INAES consideró conveniente, reglamentar las denominadas “REUNIONES A DISTANCIA”, en los siguientes términos, a saber:
ARTÍCULO 1º.- Entiéndase por reuniones a distancia aquellas en las cuales se combina la presencia física de algunos integrantes del órgano con la presencia simultánea y a través de un determinado medio de comunicación interactivo, de otros integrantes que se encuentran distantes físicamente.
ARTÍCULO 2º.- En las cooperativas y mutuales de distinto tipo y grado son admisibles las reuniones a distancia que celebren el Consejo de Administración o Directivo, el Comité Ejecutivo o Mesa Directiva, la Comisión o Junta Fiscalizadora y los comités internos establecidos estatutaria y/o reglamentariamente, en las condiciones y oportunidades que dichos órganos resuelvan, observando los requisitos establecidos en la resolución antes mencionada.
ARTÍCULO 3º.- Los medios de comunicación a utilizar en las reuniones a distancia deberán permitir la transmisión simultánea de sonido, imágenes y textos escritos.
ARTÍCULO 4º.- En las reuniones que se celebren del modo contemplado en el Artículo 1º, será necesaria, independientemente del quórum para sesionar, la presencia física, en su lugar de realización, de un tercio de los miembros titulares del órgano correspondiente. Los participantes a distancia se computarán como presentes, a los fines del quórum legal requerido para comenzar y continuar una reunión, así como para las mayorías especiales que puedan ser requeridas por estatuto y/o reglamentos.
ARTÍCULO 5º.- Las actas de las reuniones a distancia deberán indicar la modalidad adoptada y se deberán guardar las constancias de la participación de acuerdo al medio utilizado para la comunicación. La misma debe ser suscripta por Presidente y Secretario en forma obligatoria, pudiendo serlo, de así resolverse, por todos los participantes de la reunión.
ARTICULO 6º.- Recomiéndese a las cooperativas y mutuales que decidan celebrar a distancia las reuniones de los órganos de administración y fiscalización, que prevean en su estatuto mecanismos para la realización en forma no presencial de las reuniones de los órganos de administración y fiscalización.
Conclusiones: Como resumen o conclusiones de las normas reglamentarias precitadas, la opinión de este Estudio Jurídico es:
A)- En las Cooperativas y Mutuales, de distinto tipo y grado, son admisibles las reuniones a distancia o no presenciales, que celebren el Consejo de Administración o Directivo; por ahora, ello no se puede aplicar para la realización de Asambleas Ordinarias y/o Extraordinarias.-
B)- El sistema de video llamada o teleconferencia a utilizar, debería ser una Plataforma Digital, -específico para ello-, cuyo archivo (grabación de la reunión) se pueda guardar y tenga, un aceptable grado de seguridad. Este tema del sistema o plataforma a utilizar, amerita una consulta con el Ingeniero en Sistema o Programador de esa Cooperativa, ya que, las “Reuniones a Distancia”, consideramos, que se irán imponiendo, más allá de que se haya superado la presente crisis sanitaria.
C)- Instalar en la Sala de Reuniones del Consejo de Administración, una Pantalla o Monitor, razonablemente amplia.
D)- El quórum legal para sesionar, lo constituyen los presentes físicamente y los presentes “a distancia”; independientemente del quórum legal, en este nuevo sistema, se requiere la presencia física, en el lugar de realización, de un tercio de los miembros titulares del Consejo de Administración; lo aconsejable, es que asistan “físicamente”, Presidente, Secretario y Tesorero.-
E)- Se debe labrar el acta respectiva como de costumbre, con la particularidad de dejar establecido a modalidad adoptada (sistema técnico de teleconferencia utilizado), y guardar el respectivo archivo; el acta debe ser suscripta por Presidente y Secretario de manera obligatoria, pudiendo firmarla también, de así resolverse, por todos los participantes de la reunión.
F)- Sin que esto sea indispensable, se recomienda ir previendo en el Estatuto, (en una próxima reforma estatutaria), la posibilidad de sesionar a distancia.-
G)- Por último, le informamos que en algunas cooperativas, nuestro Estudio Jurídico ya ha participado -desde el año pasado- de reuniones de sus Consejos de Administración, por medio de video llamadas por WhatsApp, con mucho éxito, razón por la cual, nos permitimos aconsejar utilizar, para un mejor asesoramiento, “casi presencial”, y libre de costos de traslados”.